办公小技巧:Excel工作表序号填写不简单

Excel工作表中的数据很多情况下都标有序号。序号的添加一般是先在单元格中输入1、2，然后选中这两个单元格后向下填充。这种方法虽然方便快捷，但也有缺点。当有数据删除时，序号就不连续了，还得重新选中填充，并且上述方法还不能按部门填写序号，还不能筛选后保持连续的序号。接下来，我们就通过以下几种方法，解决上述方法中所产生的问题。

1. 借助名称框输入序号

利用这种方法能够生成数量较多的序号，基本上有多少条记录就能够生成多少个序号。在A2单元格中输入“=ROW(A2)-1”，向下拖动填充到所需要的记录，这样就能够生成连续的序号。如果记录太多，拖动填充太麻烦的话，可以在A2单元格中输入数字“1”，在名称框内输入“A2:A1001”（1001是最后记录的行号），然后在编辑栏中输入“=ROW(A2)-1”，按Ctrl+回车，即可生成1至1000的连续序号（图1）。

小提示：如果从第2行开始填充序号，输入“=ROW(A2)-1”；如果是从第1行填充序号，则输入“=ROW(A1)”。这种填充序号方法的好处是，即使删除某条记录或多条记录，序号依然是连续的，并不需要重新填充。

2. 按部门填写序号

有的工作表要求按部门分别填写序号，不同部门的序号都从1开始，同一部门按顺序递增，这可借助COUNTIF函数来实现。

在A2单元格输入“=COUNTIF(B$2:B2,B2)”，向下拖动填充到最后的记录即可（图2）。

小提示：使用这种方法，需要提前按“部门”排序，将同一部门的记录放在一起。

3. 筛选后保持连续的序号

按常规方法输入序号后，一旦数据经过筛选，序号就会发生错乱。如果需要筛选后序号仍然保持连续，可以在A2单元格输入公式“=SUBTOTAL(3,B$1:B2)-1”，向下拖动填充到最后的记录即可（图3）。

4. 合并单元格添加连续序号

对于有合并单元格的工作表序号的填充，需要借助MAX函数来实现。比如需要在A列所有的合并单元格中加入序号，首先选中要添加序号的单元格，编辑栏输入公式“=MAX($A$1:A1)+1”，按Ctrl+Enter键进行填充即可（图4）。